Behandling och lagring av personuppgifter

Denna information beskriver utförligt hur Esswege Fastigheter AB behandlar dina personuppgifter och hur vi ser till att behandlingen av dina personuppgifter utförs på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Allmänt

Denna information gäller för dig som ansöker om bostad hos oss eller som bor i någon av våra bostäder, antingen som kontraktsinnehavare eller medboende. Det är viktigt för oss att du känner dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi är angelägna om att skydda och respektera din integritet och eftersträvar en hög säkerhetsnivå vid all behandling av personuppgifter. Vi har därför vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder utifrån de krav som följer enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.

Personuppgiftsansvarig

Esswege Fastigheter AB, organisationsnummer 556737-8244, är personuppgiftsansvarig för den behandling som utförs av oss eller för vår räkning. Detta innebär att vi bestämmer ändamålen med (varför) och medlen (hur) för behandlingen av personuppgifter. Om du har några frågor eller vill veta mer om vår behandling, kan du kontakta oss via följande kontaktuppgifter: Esswege Fastigheter AB, Box 220 34, 702 02 Örebro.

För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?

Vid ansökan om bostad eller byte av bostad, gör vi en samlad bedömning av dina uppgifter för att se om: • Vi kan erbjuda dig en bostad som passar dig och dina behov. • Du lever upp till de krav som ställs i samband med förmedling av våra bostäder. Under pågående hyresförhållande, behandlar vi dina uppgifter i syfte att: •Administrera hyresförhållandet som vi har med dig (till exempel för hyresavisering och för kontakt i samband med löpande förvaltning och underhåll av fastigheten) • Tillhandahålla tjänster och service till dig. • Administrera utskick till dig. • Förbereda och genomföra uppsägning, till exempel om uppgifterna i en oros- eller störningsanmälan enligt vår bedömning kan ligga till grund för uppsägning.

Rättslig grund för behandling av dina personuppgifter

Vid ansökan om bostad eller byte av bostad:
Vi behandlar din ansökan med stöd av en intresseavvägning, det vill säga vi har ett legitimt intresse av att få behandla uppgifterna för ändamålet att behandla din ansökan och detta intresse väger tyngre än den risk för din integritet som behandlingen innebär.
Vårt intresse består dels i att kontakta tidigare hyresvärdar för referenser, dels i att du erbjuds en bostad som är lämplig
utifrån din ekonomiska situation.
Även vid ansökan om byte av bostad, behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning.
Bestämmelserna om och förutsättningarna för själva bostadsbytet regleras i lag. Under pågående hyresförhållande:
Merparten av vår behandling sker för att vi ska kunna fullgöra vår del av hyresavtalet eller för att fullgöra våra rättsliga skyldigheter,
till exempel enligt hyresrättsliga regler (så är till exempel fallet vid hyresavisering, kontakt i hyresärenden eller vid underhåll av fastigheter).
Vi använder även ditt personnummer om det krävs för säker identifiering. Viss behandling sker med stöd av en intresseavvägning,
till exempel när vi skickar ut information. När vi behandlar uppgifter i samband med en oros- eller störningsanmälan registrerar vi
och behandlar dessa med stöd av en intresseavvägning. För det fall det skulle förekomma uppgift om brottsmisstanke,
sker behandling för att kunna tillvarata våra rättsliga anspråk. Om någon behandling skulle kräva ditt samtycke inhämtar vi det separat, till exempel om du vill att vi noterar uppgifter om din hälsa vid bostadsanpassning.

Personuppgifter som behandlas och lagringstid

Vid ansökan om bostad eller byte av bostad behandlar vi följande uppgifter:
• Namn, kontaktuppgifter och nuvarande adress (inklusive lägenhetsnummer).
• Kontaktuppgifter till personer i din ansökan (till exempel nära anhörig, god man/förvaltare, borgenär med mer).
• Uppgifter från referenser i din ansökan eller från tidigare hyresvärdar. • Uppgifter om vilken anställning du har idag, vilken inkomst du har och vi inhämtar även en kreditupplysning.
• Personnummer

Vid ansökan om direktbyte raderar vi samtliga uppgifter om du inte blir erbjuden en bostad.
Om orsaken till att du nekas bostad beror på misskötsamhet i tidigare boende eller att falska grunder åberopats vid ansökan
sparar vi dock, under ett år, ditt namn, födelsedatum, beslut om avslag samt en kortfattad
notering om varför du inte blivit erbjuden en bostad. Vissa uppgifter sparas även i två års tid för det fall vi
skulle behöva dem vid talan om eventuell diskriminering.

Under pågående hyresförhållande behandlar vi följande uppgifter:
• Namn, kontaktuppgifter och nuvarande adress (inkl. lägenhetsnummer och kontraktsnummer).
• Kontaktuppgifter till kontaktpersoner du meddelat oss (till exempel nära anhörig, god man/förvaltare, borgenär).
• Uppgifter i samband med hyresavisering (till exempel OCR-nummer, hyresbelopp med mer).
• Personnummer
• Uppgifter vi tar emot i samband med störnings- eller orosanmälningar (till exempel uppgift om misskötsamhet).

Majoriteten av uppgifterna ovan bevaras under hela kontraktsförhållandet och fram till den tidpunkt då samtliga våra
mellanhavanden med anledning av hyresförhållandet är slutligt reglerade.
Om hyresförhållandet upphör med anledning av misskötsamhet i boendet kommer vi att spara följande uppgifter i två år
efter det att hyresförhållandet upphört: namn, personnummer, hyresobjekt, avflyttningspunkt samt kort kommentar om avflyttningsorsak.

Utlämnande av personuppgifter

Esswege Fastigheter AB är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter med ibland är det nödvändigt
för att vi ska kunna administrera hyresförhållandet som vi har med dig.
Vi lämnar ut dina kontaktuppgifter i samband med att reparation och underhåll ska ske i din fastighet.
Även andra bolag får ta del av dina personuppgifter i samband med tillhandahållande av tjänster till oss,
till exempel vid administration eller support av våra IT-system. Genom avtal med dessa parter säkerställer vi att en hög
skyddsnivå för dina personuppgifter upprätthålls.
Vi kan även komma att lämna ut personuppgifter till myndigheter som till exempel polisen, skatteverket eller annan
myndighet vid utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.

Dina rättigheter

När vi behandlar dina personuppgifter har du under vissa förutsättningar särskillda rättigheter. Dessa är:
Rätt till tillgång (registerutdrag), det vill säga en rätt att få bekräftelse på och information om vår behandling av dina personuppgifter.
• Rätt till rättelse, det vill säga en rätt att få felaktiga uppgifter rättade.
• Rätt till radering, det vill säga en rätt att få dina uppgifter borttagna.
• Rätt till begränsad behandling, det vill säga en rätt att kräva att vår behandling begränsad,
till exempel om du anser att dina uppgifter inte är korrekta.
• Rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter.
• Rätt att inge klagomål till myndighet om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter enligt lag.

För det fall du skulle vilja utöva någon av dina rättigheter, eller veta mer om någon av rättigheterna,
och förutsättningarna för att utöva dem, vänligen kontakta oss via uppgifterna ovan.